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隱私權政策

在維新飯店集團(以下簡稱「本公司」)內,本公司嚴格遵行下述規定來處理個人資料:

個人資料保護的相關法令(2003年第57號法令)、東京市個人資料保護的相關法令(1991年11月21日第113號法令)、日本工業標準委員會所發佈的《個人資料保護合規方案準則》(JIS Q 15001)、日本飯店協會發佈的《日本飯店協會個人資料保護指導方針》

為此,本公司已為個人資料保護制訂了一套「合規方案」,並依照此方案的規定來保護個人資料。

本公司每年審視、修訂此個人資料的「合規方案」,並定期改善其內容。除了定期審視「合規方案」之外,若發現此方案有任何缺陷,本公司也會立即採取因應措施。

本公司處理個人資料的具體政策詳載於下列1-7節,以及本《個人資料保護政策》末章所列出的多項個別政策(即「多項個別政策」)。

1.結構

本公司除委任兩位主管擔任「個人資料保護管理員」和「個人資料保護調查員」之外,每一個相關業務單位的負責人也身兼個人資料管理員一職,並要求所有業務單位的服務人員必須致力於保護個人資料。

部分員工還會出任「教育專員」和「申訴處理專員」之職,分別管理公司內的教育和培訓任務,並處理申訴事宜。
本公司會命令全體員工(包括調派和借用的員工)嚴格遵守個人資料「合規方案」。如果有違反本方案的情事發生,或有個人資料洩露、遺失或損毀等事宜,員工必須即時通報相關事件。我們會進一步確認與有關問題的事實,並採取必要措施以杜絕問題再次發生。

2.必須通知個人並取得個人同意的事項

若個人資料需要當事人同意時,我們會寄給當事人以下通知:

個人資料在本公司內的特定用途。

是否委託第三方來處理個人資料,以及委託處理的性質和範圍。

是否向第三方披露個人資料。向第三方披露個人資料時,我們會告知第三方的身份、披露的資料內容以及披露資料的方式。

個人資料事宜的聯絡人。

3.取得個人資料

直接向個人取得個人資料時,會事先告知個人資料的用途,並取得個人同意才會收集個人資料。

第三方委託本公司處理個人資料時,本公司不會將此資料用於委託協議所述目的之外的其他用途。

本公司收到第三方所提供的個人資料時,會確認資料的用途以及當事人是否同意提供資料給本公司。若未取得個人同意,本公司不會接受此人的資料,並會等待此人同意提供資料為止。

本公司取得公開的個人資料時,只會將此資訊用於「多項個別政策」中所述的公開披露用途;如果本公司將此資訊用於公開披露用途之外,本公司會立即通知當事人。

4.維護/使用

本公司會依照個人資料的用途來使用資料。若個人資料的用途有所變動,本公司會向與資料相關的個人徵求同意。
為了因應本公司《資訊安全基礎政策》中所述的個人資料受侵風險,本公司會盡力採取完善的監管保護措施,以防止個人資料受到外部第三方的不當侵入。
即使在本公司內部,員工使用這些個人資料的範圍也僅限於其業務單位所需的相關事項。本公司盡力建立一個資料防護系統,避免在非必要的情況下使用個人資料。
根據個人資料在每個領域的用途,以及每個領域使用個人資料的潛在風險(包括寄送及銷毀個人資料等),我們會採取因應措施。

維新飯店集團內部會共用本公司所收集的個人資料。

1.共用的個人資料內容:
姓名、電話、電子郵件地址、住址、性別、生日、其他特殊日期和公司名稱。
<ol start=”2″>
<li>共用宗旨:
(i) 利用電子郵件寄送電子期刊,為了顧客現在或未來的福利提供公司的相關產品和服務的資訊。
(ii) 進行問卷調查和存取記錄分析,以改善本公司的網頁、服務和產品。</li>
</ol>
3.共用個人資料
負責人姓名:
Michael Nigitsch
總裁兼執行長

5.委託

如果本公司將處理個人資料的作業委託給第三方,本公司會選擇具備充分的個人資料保護能力的第三方。本公司會進一步與委託方簽訂隱私權保護協議,與委託方約定是否能將個人資料進一步委託給其他人,並明定發生問題時委託方應負的責任,同時納入協議結束時,歸還/銷毀個人資料的相關條款。本公司也會對委託方進行合宜的監督管理。

6.第三方披露

本公司會事先徵求個人同意,才會向第三方提供本公司所收集的個人資料。本公司會在收集個人資料時,或在對第三方披露個人資料前,事先徵求個人的同意。但下列情況則不在此限。

依法披露個人資料時。
若保護個人生命、身體或財產為當務之急,卻難以取得個人同意時。
若必須改善公共衛生或兒童福祉,卻難以取得個人同意時。
按照政府或地方公共機構所定的法令,必須配合行政職責之運作,但徵求個人同意卻可能會妨礙此行政職責之運作時。

為了判斷這些特例是否落在「個人資料保護管理員」的職責之內時。

7.公開、更改和銷毀個人資料

對於任何公開、修改和銷毀個人資料的要求,本公司會依照「多項個別政策」中的規定或事先向個人發出的通知處理之。「多項個別政策」中的規定或事先向個人發出的通知中,明定了本公司如何接受與回應資料披露的要求、本公司回應所需的時間以及收費等事宜。

如果您對本公司的「個人資料保護政策」、「多項個別政策」或個人資料處理的其他事項有任何疑問,請聯絡本公司的業務發展總部(詳細資訊如下所示)的相關公司/業務單位中,負責處理個人資料保護事宜的人員:

電話:03-5733-7733
9:30 – 18:00(平日)

傳真:03-5733-7734
24小時提供服務

維新飯店集團KK總裁兼執行長:
Michael Nigitsch

發佈:2005年4月1日

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